Precisamos falar sobre gestão do tempo.
– Você já chegou ao fim de um dia desejando ter algumas horas a mais para poder dar conta de tudo o que gostaria de fazer?
– Já se sentiu sobrecarregado por ter que exercer várias funções ao mesmo tempo?
– Sua lista de atividades pendentes nunca termina – pelo contrário, parece que cresce mais a cada dia?
Saiba que você não está sozinho!
Essa é a realidade de muitos empresários – especialmente dos de pequenos e médios negócios, em que, muitas vezes, o dono da empresa precisa assumir funções de RH, Financeiro, Compras etc.
Porém, se você reconhece esses cenários, precisa urgentemente refletir sobre a maneira como está gastando seu tempo. Assim, será possível identificar formas de tornar seu dia mais produtivo.
Criamos esse artigo justamente para apoiá-lo nesse desafio!
Continue a leitura e aprenda:
– O que muitas pessoas interpretam de maneira errada em relação à administração do tempo;
– Quais são as habilidades fundamentais para gerenciar o tempo de maneira eficaz;
– 4 dicas para gerenciar suas atividades e tornar seu dia a dia mais produtivo.
3 mitos sobre a gestão do tempo
Mas antes de revelarmos o que você precisa fazer para gerenciar o tempo de maneira mais efetiva, vamos refletir rapidamente sobre algumas visões equivocadas que as pessoas têm sobre administração do tempo…
Pois é, são mitos. E mitos precisam ser combatidos com verdades. Falamos sobre elas a seguir.
Acompanhe!
Habilidades fundamentais para gerenciar o tempo de maneira realmente eficaz
Existem diversas tecnologias e metodologias voltadas à gestão do tempo. Mas é importante entender que essas ferramentas não são soluções mágicas – elas não irão funcionar por si só.
Pense o seguinte: se você nunca cozinhou na vida, comprar as panelas profissionais mais caras do mercado não vai torná-lo um chef de cozinha, certo? Com as ferramentas de gestão de tempo é a mesma coisa!
Nenhum sistema vai ajudá-lo se você não tiver as competências fundamentais para gerenciar suas horas de maneira estratégica.
E quais são essas habilidades?
Estudos apontam que há três capacidades que fazem com que alguns profissionais administrem melhor seu tempo. São elas:
⏳ Melhor entendimento da realidade. Habilidade pensar realisticamente sobre o tempo, entendendo que esse é um recurso limitado.
📆 Planejamento. Capacidade de organizar objetivos, planos, cronogramas e tarefas para usar o tempo de maneira mais efetiva.
🎯 Adaptação. Ser capaz de monitorar o uso do tempo enquanto realiza as atividades, incluindo ajustes para interrupções e mudanças de prioridade.
Ou seja, se você tem uma visão real sobre sua disponibilidade de tempo, planeja suas atividades e avalia como gasta o seu tempo, há mais chances de conseguir utilizar ferramentas e metodologias de administração do tempo de maneira eficaz.
4 dicas de gestão de tempo para gerenciar seu dia e ser mais produtivo
Baseando-se nas habilidades acima, existem algumas ações que você pode realizar para aumentar sua capacidade de administrar o tempo. São elas:
1) Categorização e monitoramento de atividades
– Você investe seu dinheiro sem pensar?
– Gasta suas finanças sem avaliar onde está direcionando seu capital?
Nada disso, não é mesmo?
Então, por que faria isso com o seu tempo?
Se você gerencia as finanças do seu estabelecimento planejando e direcionando de forma estratégica seus recursos, deve fazer o mesmo com o seu tempo.
O primeiro passo para isso é entender quais são as áreas em que você está investindo suas horas e quais são as atividades que mais estão tomando seu tempo.
Para isso, é interessante criar categorias para cada tipo de atividade. Uma sugestão de categorização é a seguinte:
a) Responsabilidades centrais
Aqui, encaixam-se atividades relacionadas ao seu trabalho como gestor/dono do negócio – como, por exemplo: planejamento estratégico, reuniões com a equipe etc.
b) Desenvolvimento
Nessa categoria, você deve incluir atividades que não necessariamente fazem parte do seu trabalho, mas contribuem para seu crescimento – caso de treinamento, networking etc.
c) Gestão de pessoas
Atividades relacionadas à gestão do time do seu estabelecimento entram nessa categoria.
d) Crises
Atividades urgentes e inesperadas, mas que demandam atenção imediata, podem ser categorizadas como “crises”.
e) Atividades administrativas
Inclua aqui tarefas que se referem à administração do negócio – como, por exemplo, pagamento de impostos, preenchimento de planilhas etc.
f) Tempo livre
Tempo de almoço, cafés, idas ao médico, redes sociais ou outras atividades pessoais precisam ser contabilizadas. Chame-as de “tempo livre” e não as deixe de fora da sua análise.
Essa classificação é apenas uma sugestão. Você pode criar as categorias que mais têm a ver com a sua realidade!
Pode ser, por exemplo, que você tenha que exercer funções de outras áreas – como Financeiro, Compras e Marketing. Nesse caso, deve criar categorias específicas referentes a essas funções extras.
Depois de fazer essa categorização, é importante monitorar o tempo que você gasta em cada uma dessas áreas. Isso vai ajudá-lo a entender:
– Quais são as áreas que mais demandam seu tempo;
– Em quais funções você precisa de ajuda;
– Quais atividades podem ser otimizadas;
– Se está gastando mais tempo em tarefas operacionais diversas, deixando a desejar na gestão do negócio em si.
Veja abaixo um exemplo de tabela de monitoramento do tempo, baseada no exemplo de categorização que citamos anteriormente:
Imagem adaptada: Harvard Business Review
2) Definição de objetivos e prioridades
Outra habilidade fundamental para conseguir administrar suas horas e dias de maneira mais inteligente é saber claramente quais são suas prioridades.
O que queremos dizer com isso? Simples: é preciso saber em quais áreas você deve investir mais tempo e priorizar acima de tudo.
Imagine que você seja um malabarista equilibrando várias bolas. Existem algumas bolas de cristal e outras de borracha. As de cristal demanda mais atenção, pois, se caírem, o estrago será grande. Já as de borracha poderão cair sem causar danos e poderão ser recolhidas mais tarde.
Quais são as suas bolas de cristal na gestão do tempo?
Para estabelecer isso, é importante definir seus objetivos centrais.
Por exemplo:
– Deseja aumentar a satisfação dos clientes nos próximos meses? Então, as atividades relacionadas a isso (treinamento dos funcionários; aprimoramento do atendimento; etc.) devem ter sua atenção central.
Ter esses objetivos fundamentais em mente vai ajudá-lo também a saber como agir em situações inesperadas.
Você já teve dias em que a cada momento surgia um “incêndio” que precisava apagar? Nessas horas, ter clareza sobre suas prioridades é crucial para não acumular tarefas e sobrecarregar ainda mais sua agenda.
A decisão precisa ser clara: se o imprevisto estiver relacionado a seus objetivos fundamentais, a escolha de largar tudo para focar a atenção naquela questão será incontestável.
Ou seja, dessa forma, você poderá ser flexível em relação à gestão do tempo, mas sem se deixar levar por qualquer acontecimento, mas sim agindo de maneira estratégica e consciente.
3) Planejamento realista de tarefas
Sabemos que, como dono da empresa, muitas vezes você pode se sentir na obrigação de fazer mais do que todos e entregar acima da média. Contudo, trabalhar mais nem sempre significa ser mais produtivo.
Portanto, saber fazer um planejamento realista é uma capacidade extremamente relevante.
Até porque, se você não planeja suas atividades de maneira realista, entendendo claramente que algumas tarefas vão demandar mais tempo, poderá acabar se sentindo pressionado, frustrado e exausto.
⏰ Pressionado a atingir aquelas metas – mesmo que tenha que trabalhar além da conta.
🙇🏻♂️ Frustrado por não conseguir fazer tudo o que havia planejado.
😔 E exausto porque parece que seu trabalho nunca tem fim.
Se você fizer o passo número um – categorizar e monitorar suas atividades –, terá uma visão mais clara do tempo que cada atividade demanda. Dessa maneira, conseguirá se planejar adequadamente, separando o devido tempo para cada uma de suas tarefas.
4) Delegação de tarefas
Por fim, também é importante atentar-se para as tarefas que estão tomando seu tempo e que poderiam ser feitas por outras pessoas.
Talvez você acredite que só você pode exercer determinada função… Mas lembre-se de que os colaboradores são recursos da sua empresa. Portanto, você precisa utilizá-los da melhor maneira possível.
Se tem receio de passar suas tarefas para outro profissional, uma ideia interessante é começar com atividades pequenas ou parciais.
Antes de passar mais responsabilidades de compras para alguém, por exemplo, peça ajuda dessa pessoa para preencher planilhas relacionadas a essa função. Assim, há a oportunidade de esse funcionário ir se adaptando às tarefas dessa área.
Além disso, você também poderá avaliar o interesse dele em aprender mais sobre essa atividade e se ele tem jeito para isso.
Vamos recapitular nossas dicas para você aprimorar sua gestão do tempo?
Para adquirir as habilidades fundamentais para administrar o tempo de maneira mais efetiva é preciso:
1) Categorizar os tipos de atividades exercidas e monitorar o tempo gasto em cada uma dessas categorias;
2) Definir objetivos centrais para priorizar as tarefas e direcionar o tempo de maneira mais estratégica e consciente;
3) Ter uma visão mais realista sobre o tempo que cada atividade demanda e planejar de acordo com essa reflexão;
4) Identificar tarefas que estão tomando seu tempo e, sempre que possível, delegar essas atividades entre sua equipe.
Observação importante!
Agora, talvez você esteja pensando… “Mas o problema é que eu não tenho tempo para fazer tudo isso!”.
Sim, em um primeiro momento, você vai precisar investir tempo para desenvolver essas habilidades. Contudo, esse investimento valerá a pena quando, no longo prazo, você perceber que aumentou a produtividade e a eficiência das tarefas do seu dia a dia.
Então, separe algumas horas para desenvolver essas ações e planejar seu dia para garantir uma melhor administração do tempo e, consequentemente, uma gestão mais eficaz do seu estabelecimento.
Sucesso!
Leia também!Gestão de compras: dicas para fazer compras eficientes em fornecedores de alimentos |
